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Objetivo: Auxiliar na auditoria de fretes, realizando as principais validações para auditar um CT-e em algumas situações
Considerações:
- CT-e sem erro de importação;
- Possuir tabela de frete cadastradas ou possuir Cotação Spot confirmada;
Situações
-> Pré-conhecimento não encontra tabela (validação realizada dentro da tabela de fretes):
Em casos onde o pré-conhecimento não encontra a tabela de frete a qual deveria se vincular, é importante realizar algumas validações:
Se a tabela em questão está deferida (aprovada);
A data de vigência da tabela: Deve ser anterior à emissão da Nota Fiscal;
Se a tabela está ativa;
O tipo de negociação (Pré-conhecimento, embarque ou ambos): Uma tabela do tipo Embarque não será encontrada por um CT-e de carga fracionada e vice-versa. É importante ressaltar que o cálculo de embarque deve ser realizado dentro do próprio embarque, e o pré-conhecimento deve estar vinculado ao embarque para encontrar tabela, portanto as validações para embarque serão tratadas em outro artigo.
Em seguida, ao acessar a aba de restrições, é importante verificar se a tabela não possui nenhuma informação que faça com que o pré-conhecimento não seja atendido. Basta selecionar alguma das guias para confirmar a informação. As restrições podem ser por modal, por pessoas, por grupo de veículos ou por produtos.
Também é importante verificar o tipo de restrição, visto que o tipo de restrição pode ser por atendimento, por exclusividade ou restrita.
Quando o símbolo for verde, significa que essa tabela atende apenas àquele tipo específico de modal, pessoa, veículo ou produto.
Quando o símbolo for amarelo, significa que apenas essa tabela atende àquele tipo específico de modal, pessoa, veículo ou produto.
Quando o símbolo for cinza, significa que essa tabela não atende àquele tipo específico de modal, pessoa, veículo ou produto.
Além das restrições, é necessário verificar também se a localidade informada no pré-conhecimento consta na rota da tabela. É possível fazer isso acessando a aba Componentes por rota, selecionando a rota desejada e clicando em editar:
Em seguida, verificar a localidade do destino. Se for uma única localidade, basta compará-la. Também já é possível identificar se a rota está ativa ou não. Caso possua uma região como destino, selecionar o lápis de edição:
Uma nova janela abrirá, lá é possível verificar as localizações que compõe a região, bem como localizações restritas daquela região. Também é possível identificar se a rota está ativa ou não.
Outra informação à ser validada é se as faixas de peso atendem ao informado no pré-conhecimento:
Importante: A faixa de peso excedente sempre deve iniciar com 0Kg.
Além disso, dentro do pré-conhecimento, é preciso validar se este possui marcadores:
É importante salientar que uma tabela de frete que contém marcadores busca pré-conhecimentos sem marcadores. Porém, um pré-conhecimento com marcadores só irá buscar tabelas que contenham os mesmos marcadores.
O tipo de pré-conhecimento também influencia na busca da tabela. Se for um pré-conhecimento do tipo devolução ou reentrega, é necessário possuir o componente informado na tabela de fretes:
Para mais informações sobre o tema, é possível acessar este arquivo:
É importante verificar também, caso seja uma devolução, se a rota em questão é bidirecional.
A forma de negociação é outro ponto a ser analisado. Caso você não seja o pagador do frete, a tabela não será encontrada. Por exemplo: A nota está com o tipo de frete FOB e você é o emissor da nota fiscal.
Frete CIF: pago pelo emissor da nota fiscal;
Frete FOB: pago pelo destinatário da nota fiscal.
De/Para de componentes
Muitas vezes é difícil realizar a auditoria de fretes se os componentes não são equiparados. Isso significa fazer o De/Para dos mesmos, que nada mais é do que informar que um componente que a transportadora chama de ABC é a mesma coisa que está cadastrada no sistema como 123. Portanto, é muito importante realizar o De/Para para auxiliar na auditoria.
É importante lembrar que, caso o componente não possua o de/para, ele também será exibido movimento do pré-conhecimento. O componente informado pela transportadora aparecerá como componente não encontrado na tabela de frete e o valor aparecerá na coluna do valor realizado.
Cálculo Incorreto
-> Tipo do Pré-conhecimento:
Verificar se o tipo do pré-conhecimento condiz com o cálculo da tabela. Conforme descrito anteriormente, pré-conhecimentos de devolução ou reentrega não possuem o mesmo valor que conhecimentos normais. Pré-conhecimentos do tipo complementar cobram apenas Frete Peso e ICMS.
ICMS
Existe uma documentação própria para validar as principais divergências sobre ICMS. Você pode visualizá-la clicando aqui.
CEP de Origem/Destino
É importante verificar se o CEP informado no CT-e está correto. Quando a plataforma não encontra o CEP, ela gera um CEP genérico no pré-conhecimento, dessa forma a rota fica incorreta na tabela. É possível confirmar o CEP dentro do site dos correios. Para corrigir, basta alterar o campo de destino do pré-conhecimento, salvar e recalcular o frete.
Peso
É importante validar se o peso considerado para cálculo está correto. Por padrão, o sistema busca o peso e a cubagem informados na Nota Fiscal.
A Plataforma grava esses dados no pré-conhecimento e realiza o cálculo do peso cubado.
O cálculo realizado é Metros Cúbicos X Fator de Cubagem. O Fator de Cubagem é buscado, inicialmente, na tabela de frete, o campo Cubagem Utilizada:
Caso não possua o componente cadastrado, é buscado na Transportadora (Empresa):
Caso não possua valor cadastrado, o sistema assume por padrão o fator de cubagem como 300.
Efetuado o cálculo do peso cubado, o sistema valida qual das informações é maior (peso cubado ou peso) para então fazer o cálculo do valor do frete com base no peso escolhido.
Existe um componente na tabela de frete chamado cubagem mínima. Caso a tabela possua esse componente, o peso cubado só será calculado se o valor dos metros cúbicos for maior do que o informado no componente.
Há uma configuração que pode ser realizada para que o cálculo se baseie nas informações do CT-e, ao invés da NF-e. É possível solicitar que seja configurado esse parâmetro pela equipe de Help Desk. Caso seja necessário esse parâmetro para apenas algumas transportadoras, é possível acessar o menu: Cadastros Gerais > Transportadoras> Transportadora (empresa) e selecionar a transportadora desejada. Nas configurações da empresa, marcar as TAGs Considerar cubagem do CT-e e Considerar peso do CT-e. Em seguida salvar a edição.
Quantidade notas referenciadas no CT-e
Para verificar se o cálculo está correto, é importante validar se todas as NF-es estão mencionadas no CT-e. Para tanto, basta acessar o CT-e (Documentos Eletrônicos > CT-es) e conferir quais as notas referenciadas no mesmo:
TRT/TDE
Taxas como TRT e TDE devem estar cadastradas na tabela para que contabilizem no movimento. A Taxa TRT é relacionada a localidade, portanto, basta verificar se possui uma rota que possui todas as localidades que fazem parte dessa rota:
Já em caso da taxa TDE,onde a restrição é por pessoa, o ideal é utilizar a aba de componente com restrição, incluir o valor e vincular as pessoas correspondentes. Também é possível que a tabela seja restrita por pessoa. Incluir pessoas nessa aba restringe toda a tabela apenas a elas.
Compara frete peso/frete valor
Caso a negociação com a transportadora seja o maior valor entre frete peso e frete valor, é necessário que a tabela possua o componente Compara Frete Peso / Frete Valor ativado:
Componente frete peso com valor muito alto
Se o componente Frete Peso estiver com um valor muito alto, é importante verificar a forma de cadastro. Um equívoco comum é a confusão entre os campos Valor Fixo e Valor Mínimo.
Caso o contrato com a transportadora seja um valor fixo por faixa de peso, é necessário cadastrá-lo no campo Valor Mínimo. O campo Valor Fixo é preenchido no caso do valor ser o multiplicado pelo peso.
Um exemplo: Se você possui uma rota cujo o valor do frete peso é R$200,00 fixo, esse valor deve ser informado no campo de Valor Mínimo:
Caso o custo seja, por exemplo, 0,7000 por quilo, ele deve ser preenchido no campo Valor Fixo:
Casos especiais
Componentes customizados
Existem casos em que é necessário incluir um componente customizado, pois o componente pode ter um comportamento diferente do padrão. Por exemplo: uma taxa que cobre somente sobre determinados componentes, mas não todos da tabela. Para isso, é necessário solicitar o atendimento do Help Desk.
Divergência da transportadora
Se após ter validado os campos e o cadastro parece correto, é importante questionar à transportadora se o valor cobrado é realmente correto, e pedir um detalhamento da cobrança, para verificar se confere com o valor acordado.
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