1 - Problema Relatado pelo Cliente:
Este artigo explica como é a funcionalidade de Faturas do TMS, além de explicar situações onde a fatura enviada pela transportadora não é localizada na plataforma. Além disso, esclarece sobre o fluxo de auditoria de faturas, inclusão e remoção de CT-es da fatura, resolução de pendências da fatura, e funcionalidades disponíveis para gestão e conferência das faturas.
2 - Passo a Passo para Resolver o Problema:
Como a fatura é criada na ferramenta
A fatura pode ser criada de duas formas:
Pelo Portal do Transportador;
Pelo envio de EDI (DOCCOB), que pode ser transmitido por e-mail, via Webservice ou manualmente pelo portal do embarcador.
Para que uma fatura seja gerada na plataforma, é indispensável que os Conhecimentos de Transporte (CT-es ou NFS-es) estejam disponíveis no TMS.
Fatura não localizada na ferramenta
1. Validar a importação do arquivo EDI DOCCOB:
Acesse: Operacional > Importação > EDI > Log.
Localize o arquivo enviado pela transportadora.
Verifique a situação do arquivo, que pode ser:
Importado
Não importado (se estiver nesse status, tente reprocessar o DOCCOB).
Importado com erros (se estiver nesse status, é necessário entrar nesse registro para verificar quais foram os erros de importação e tratá-los. Depois de ter os erros tratados, basta reprocessar o DOCCOB).
2. Ajustar os filtros na tela de Faturas:
A tela de faturas, por padrão, exibe apenas as situações: Gerada, Aceita ou Conferida.
Para visualizar faturas em outras situações:
Clique no botão Filtros;
Selecione todas as situações de faturas.
O que significam os valores exibidos na fatura
Valor calculado: é a soma dos valores calculados pelo TMS em cada CT-e da fatura, de acordo com as tabelas de frete utilizadas em cada pré-conhecimento vinculado a seu respectivo CT-e, ou de acordo com a Cotação SPOT.
Valor realizado: corresponde à soma dos valores que a transportadora informou nos CT-es ou NFS-es, considerando apenas documentos não anulados, não cancelados e sem erros de importação.
Valor do desconto: quando há algum desconto concedido na fatura, este valor é informado no respectivo campo do arquivo DOCCOB.
Valor líquido: resultado da subtração do Valor realizado menos o Valor do desconto.
Valor faturado: total destacado no arquivo EDI como o valor global da fatura.
Observação: o valor faturado, caso esteja errado, só será alterado no sistema se o DOCCOB for corrigido e reimportado no sistema. Ou no Portal do Transportador caso a fatura tenha sido gerada de forma manual pela transportadora.
Como localizar rapidamente CT-es com valores divergentes para auditoria
Na aba Conhecimentos eletrônicos, são listados todos os CT-es vinculados à fatura.
Para localizar rapidamente divergências:
Marque a opção “Somente divergentes” — exibe apenas fretes que precisam de auditoria.
Também é possível marcar “Somente não calculados” — exibe CT-es que não encontraram tabela para cálculo.
Como incluir ou remover CT-es da fatura
Acesse a aba Conhecimentos eletrônicos:
Para remover CT-es: marque os desejados e clique em “Remover CT-es”.
Para adicionar CT-es: clique em “Adicionar CT-es”, e inclua documentos com situação não faturado e da mesma transportadora.
Se a fatura estiver Aceita ou Paga, não será possível remover ou adicionar CT-es.
Essas funções são úteis após a auditoria, quando é constatada sobra ou falta de CT-es no DOCCOB enviado.
Como resolver pendências para permitir o aceite da fatura
Se a fatura possui alguma pendência, ela não poderá ser aceita até que seja resolvida.
Para resolver:
Acesse a aba Pendências;
Clique no número da pendência com a situação “Não iniciada”;
Modifique a situação para “Resolvida”;
Na aba Providências, inclua a justificativa da resolução.
Todas as providências ficam registradas também na aba Cadastro, na opção “Justificativa de ação”.
Função dos principais botões na tela de fatura
Aceitar: encaminha a fatura, já conferida, para a fila de integração com o ERP.
Rejeitar: usado para recusar uma fatura quando identificada cobrança indevida.
Conferir: valida se todos os valores estão corretos.
Gerar espelho: gera um relatório detalhado com todas as informações da fatura.
Reprocessar CT-es: corrige possíveis erros de importação ao reprocessar os CT-es.
Reverter Integração: utilizado quando ocorre erro na integração ou se a fatura foi integrada indevidamente; permite ajustar a fatura antes de nova tentativa de integração.
Reabrir: após a reversão da integração, este botão libera a fatura para edição.
Informações adicionais importantes
Data de Entrada: indica a data em que o arquivo foi importado na plataforma.
Situação da Fatura:
Gerada: DOCCOB processado com sucesso, fatura pronta para auditoria;
Em geração: DOCCOB ainda está sendo processado;
Rejeitada: fatura recusada após auditoria;
Aceita: fatura validada pelo responsável;
Conferida: fatura conferida e pronta para aceite;
Paga: fatura já quitada.
Responsáveis: exibe o CNPJ da Unidade da empresa responsável pelo pagamento da fatura.
Dados Bancários: contém as informações bancárias para pagamento da fatura.
Pré-Faturas: permite criar um arquivo prévio com a relação de CT-es para que a transportadora emita a fatura.
Quando a fatura é criada com base nesse arquivo, a informação estará disponível na aba Pré-Faturas.