1 - Problema Relatado pelo Cliente
O cliente precisa realizar o processo de licitação de transportadoras utilizando o módulo BID de Fretes do TMS Lincros, visando selecionar, avaliar e contratar transportadoras parceiras com base em critérios padronizados de custo e prazo de entrega. O cliente tem dúvidas sobre como configurar corretamente o processo, desde o cadastro de dados necessários até a abertura das fases e o acompanhamento das respostas das transportadoras.
2 - Passo a Passo para Resolver o Problema
1. Pré-requisitos para criação do BID de Fretes
Antes de iniciar o processo de BID, é necessário garantir os seguintes cadastros na plataforma:
Cadastro da Transportadora
Regiões:
Acesse Cadastros gerais > Modelo de distribuição > Regiões da empresa e cadastre as regiões da empresa.Rotas:
Acesse Cadastros gerais > Modelo de distribuição > Rotas da empresa e cadastre as rotas da empresa.Tabela de Frete Modelo:
Acesse Cadastros gerais > Transportadoras > Negociações > Tabelas de frete e crie uma nova tabela. Marque a flag 'Modelo de tabela de frete' para salvá-la sem informar transportadora. Insira as rotas da empresa e as faixas de peso, excedente e valor de mercadoria, entre outros.Prazo de Entrega Modelo:
Acesse Cadastros gerais > Modelo de distribuição > Critérios de seleção > Prazos de entrega > Empresa, cadastre o prazo e efetue o download da planilha.
2. Criação do BID de Fretes
Acesse Planejamento logístico > BID de fretes.
Clique em Novo.
Informe uma descrição para o BID.
Defina a data de vigência inicial e final da negociação.
Selecione o modal correspondente ao BID.
Caso deseje que a transportadora confirme leitura, mantenha a flag Termo de aceite selecionada.
No campo Fases, defina se haverá:
Solicitação (RFI): Transportadora responde a formulários.
Proposta (RFQ): Transportadora importa tabela de frete e prazo de entrega.
Informe a data limite de resposta da transportadora para cada fase.
Se a flag Termo de aceite estiver marcada, descreva o termo no campo correspondente.
No item Solicitação:
Informe o formulário a ser vinculado (pré-cadastrado em Cadastros gerais > formulários).
Defina se o formulário é obrigatório.
Pode-se anexar um modelo clicando em Selecionar arquivo, escolhendo e adicionando.
Preencha o campo Orientações para informar as transportadoras sobre o processo.
No item Proposta:
Informe se deseja ou não usar termo de aceite.
Insira o modelo de tabela de frete:
Crie a tabela modelo, marque a flag 'Modelo', salve e exporte a planilha para anexar ao BID.
As transportadoras farão o download, preencherão os valores e a importarão ao responder.
Insira o modelo de prazo de entrega:
Faça o download do modelo na tela de cadastro de Prazo de entrega.
As transportadoras preencherão com os prazos e importarão ao responder.
Adicione as transportadoras que participarão do BID.
Salve o BID.
3. Abertura e gerenciamento das fases do BID
Não há um botão de “Abrir”. A abertura é realizada pela seleção das transportadoras e pela opção Abrir fase.
Se o BID tiver as fases de Solicitação (RFI) e Proposta (RFQ):
Abra a fase.
Aguarde o prazo de encerramento ou feche manualmente.
Após encerramento da RFI, clique em Abrir fase novamente para iniciar a RFQ.
A ação de abrir a fase envia um e-mail à transportadora, que poderá iniciar as respostas.
4. Processo a ser realizado pela Transportadora
Selecionar o BID disponível.
Responder ao questionário.
Aceitar o termo de aceite, se houver.
Realizar o download dos modelos (tabela de frete e prazo), preencher e importar os arquivos.
A transportadora pode optar por rejeitar os critérios, desistindo da negociação.
As respostas são visíveis pelos campos Usuário e Última Interação.
A embarcadora só avalia após o encerramento da fase, podendo fazer download das planilhas de resposta.
5. Encerramento e avaliação das fases pela Embarcadora
A embarcadora pode:
Encerrar a fase a qualquer momento.
Deixar que a fase seja encerrada automaticamente conforme a data limite.
Desqualificar transportadoras não aprovadas.
Após aprovar as transportadoras da RFI, a embarcadora deve abrir a fase RFQ, enviando novo e-mail.
Após encerrar a RFQ, a embarcadora pode:
Solicitar contraproposta.
Reajustar proposta.
Aprovar as fases.
Todas as interações são oficializadas por e-mail até o encerramento do BID.
6. Simulação e análise após encerramento do BID
Após finalizar o BID, a embarcadora pode executar uma Simulação de histórico, comparando as cargas já transportadas com os valores e prazos informados pelas transportadoras.
Esta análise permite verificar quais transportadoras oferecem melhor custo-benefício.
7. Observação importante
Quando a transportadora importa a planilha Excel com os dados de valores e prazo, o sistema automaticamente:
Cria uma Tabela de Fretes vinculada ao BID.
Cria um Cadastro de Prazo de Entrega.