Objetivo: Explicar os principais termos usados na plataforma Lincros e como nota fiscal, CT-e, pré-conhecimento e embarque se conectam.
Termos principais
ERP: sistema interno da empresa. A plataforma pode importar dele notas fiscais, pedidos e clientes;
Embarcador: empresa que contrata o frete e utiliza a plataforma;
Transportador: fornecedor do serviço de transporte;
NF-e: arquivo digital da nota fiscal, que registra a transferência de um bem ou a prestação de um serviço;
CT-e: arquivo digital do conhecimento de transporte, documento fiscal que a transportadora emite para cobrir o transporte da mercadoria até o destinatário;
EDI: troca eletrônica de dados, por arquivo, entre empresas;
Inbound: entrada de produtos na fábrica, como matéria-prima e insumos;
Outbound: saída de produtos da fábrica, seja para fornecedores ou para o cliente final.
Pré-conhecimento e conhecimento
Na plataforma, o pré-conhecimento reúne as informações de transporte de uma carga. Ele é criado quando a nota fiscal é importada. Quando um CT-e é vinculado, ele passa a fazer parte desse pré-conhecimento. Faturas, ordens de coleta, pedidos e pré-notas também podem ser vinculados a ele.
Atenção para não confundir: CT-e é o documento emitido pela transportadora. Conhecimento é a junção dessas informações dentro do sistema.
Carga fracionada e embarque
Carga fracionada: carga que divide o veículo com mercadorias de outros embarcadores ou que não tem volume suficiente para lotá-lo. Na plataforma, corresponde ao pré-conhecimento (conhecimento);
Embarque: carga fechada, em que o veículo transporta apenas as mercadorias de um embarcador. O embarque é composto por um ou mais conhecimentos;
Na tabela de frete, o tipo de negociação pode ser Embarque, Pré-conhecimento ou Ambos.
Pátio e Portaria (alocação de docas)
Permite agendar coletas e descargas, indicar a doca em que cada operação será realizada, acompanhar o veículo desde a chegada, passando pela entrada no pátio e pela doca, até a saída, e integrar com balança para conferir o peso previsto e o realizado. Com isso, é possível auditar o tempo de carga e descarga e reduzir a espera dos veículos no pátio. O acesso fica em Expedição > Operações (Operação de motorista, Operação de portaria e Operação de doca).
Fluxo de exemplo
Importante: o fluxo abaixo é apenas um exemplo para entender como as funcionalidades se conectam. Nem todas as empresas trabalham dessa forma, existem diversos outros fluxos, e as etapas podem variar conforme a operação de cada cliente.
A venda de um produto gera o pedido, com produto, peso, medidas e endereço de entrega;
O sistema simula o frete com base nas tabelas cadastradas e envia a simulação ao ERP. O embarcador escolhe a transportadora;
O embarcador emite a nota fiscal e ela é importada na plataforma, criando o pré-conhecimento com o valor simulado do frete;
O embarcador envia a ordem de coleta à transportadora e pode informar a doca em que o veículo deve parar;
A transportadora envia o CT-e. Ao importá-lo, ele é vinculado ao pré-conhecimento e o sistema confere se o valor cobrado está de acordo com o que foi cadastrado;
Durante o transporte, a transportadora informa o andamento da entrega por arquivo EDI de ocorrências ou pelo portal do transportador. O embarcador acompanha prazos de entrega e atrasos;
A transportadora envia a fatura. Estando o CT-e correto, o embarcador dá o aceite e a fatura fica liberada para pagamento.