Menu: Planejamento logístico > Seleção de transportadora > Cotação Spot
Objetivo: Permitir ao embarcador buscar de forma ágil melhores opções de frete para atender cenários específicos.
Considerações:
- Possuir as informações de carga para vincular à cotação;
- As transportadoras que irão participar da cotação devem estar vinculadas à empresa.
Funcionalidades
- Buscar um valor mais baixo para uma carga fechada, quando possui apenas tabelas com negociação de fretes fracionados;
- Encontrar uma transportadora que possa atender com prazo diferenciado;
- Simular com Redespacho, para escolher o que for mais viável entre dividir o frete em dois trechos, ou enviar carga direta.
Negociação
Campo Valor máximo (não obrigatório) pode-se informar até qual valor as transportadoras podem responder a cotação para transporte da carga em questão.
Opção Detalhar componentes: caso deseje que a transportadora detalhe na resposta o valor cobrado para cada componente de frete (ex: ad valorem, frete peso, entre outros), pode-se marcar esta flag.
Cadastro (filtros)
Modais: Selecionar essa opção caso seja necessário restringir a cotação por modal;
Previsão de coleta e entrega: Se desejar que a transportadora atenda determinadas datas de coleta/entrega, pode-se preencher as datas. Se a entrega precisar ser agendada previamente, selecionar a flag Entrega agendada;
Data limite de resposta: Campo obrigatório, para definir o prazo máximo em que as transportadoras podem responder à cotação;
Tipo de pagador: Informar se o pagador será o remetente, destinatário ou consignatário;
Redespacho: Se o transporte possuir um redespacho, neste campo deve-se informar a cidade de destino do redespacho;
Centro de custo: Campo utilizado para vincular a cotação a um centro de custo. Precisam estar cadastrados no menu Cadastros gerais > Regras de rateio > Centros de custo;
Grupo veículo: Preencher esse campo caso a cotação seja para um grupo de veículo específico;
Departamento: Preencher esse campo caso seja necessário vincular a solicitação a um departamento. Precisam estar cadastrados no menu Sistema > Acesso > Departamento;
Canal de distribuição: Preencher esse campo caso seja necessário informar um canal de distribuição. Precisam estar cadastrados no menu Cadastros gerais > Modelos de distribuição > Canais de distribuição;
Calculadora de frete para projeto: Preencher esse campo caso seja necessário vincular a cotação a um projeto de frete. A configuração deve estar cadastrada no menu Cadastros gerais > Configurações da empresa > Calculadora de fretes para projeto. Também deve existir um projeto de frete criado no menu Planejamento logístico > Calculadora de fretes para projeto;
Marcadores: Preencher esse campo caso seja necessário informar um marcador na cotação. Precisam estar cadastrados no menu Cadastros gerais > Configurações da empresa > Marcadores;
Observação: Campo livre para preenchimento de outros dados desejados.
Carga
Selecionar o tipo de carga que se deseja fazer a cotação: Conhecimento, Embarque, Nota fiscal, Pré-nota fiscal ou Produtos.
Para os tipos: Conhecimento, Embarque, Nota fiscal ou Pré-nota fiscal, ao informar o número no primeiro campo ou buscar pela lupa e selecioná-lo, os campos destinatário, origem e destino serão preenchidos automaticamente, os mesmos são obrigatórios.
Já os demais campos são opcionais.
Ao selecionar os documentos, os mesmos serão adicionados à cotação.
Produto
Para cada produto deve ser informada obrigatoriamente a quantidade. Os demais campos são opcionais. Após o preenchimento dos campos, clicar em Adicionar. O produto será adicionado e exibido logo abaixo.
Transportadora
Para abrir a cotação para as transportadoras responderem, informar as transportadoras no campo Transportadora.
Justificativas de ação
As justificativas de ação da Cotação Spot são registros inseridos ao realizar o deferimento da cotação, quando a empresa utiliza Alçadas de aprovação para a Cotação Spot. Desta forma, supondo que hajam diversos níveis de aprovação, o primeiro usuário irá deferir a cotação, e a sua justificativa de ação será registrada. O próximo usuário na linha de aprovações defere a cotação e a justifica, inserindo um novo registro, e assim por diante. A cotação somente será deferida e terá seu status alterado quando o último aprovador da alçada deferi-la.
Após o preenchimento destas informações
Após informados os dados para cotação, clicar em Salvar. A cotação ao ser criada ficará com o status Nova e será criada com um determinado código e série com a letra A.
Tendo a Cotação Spot pronta, é possível realizar simulação para analisar com base nas tabelas de frete cadastradas no sistema e escolher uma transportadora, ou, abri-la para as transportadoras responderem.
Simulação
Ao clicar no botão Simular serão retornadas as transportadoras que realizam o trecho que está na cotação, com a previsão de coleta/entrega e o valor que seria cobrado, com base nas tabelas de frete e prazo cadastradas no sistema.
Você pode clicar no centro do botão quando deseja apenas Simular, ou caso tenha informado uma cidade intermediária para redespacho, pode clicar na seta a direita do botão, para abrir a opção Simular redespachos.
Pode-se criar uma ordem de coleta diretamente a partir da Cotação Spot. Estando confirmada, clicar em Criar ordem de coleta. O usuário será direcionado à tela de edição de ordem de coleta para salvar e enviá-la à transportadora para que a mesma realize a coleta da mercadoria.
Importante! Caso você utilize o BI Eficiência Cotação Spot é importante selecionar o botão simular antes de seguir os próximos passos de abertura, seleção de transportadora, confirmação de cotação, pois esses valores servirão como base comparativa entre o valor já negociado por tabela e o valor escolhido através da cotação.
Abrir a cotação para as transportadoras
Clicar no botão Abrir. O status será alterado para Aberta e será disparado e-mail às transportadoras notificando-as. O e-mail é buscado do cadastro da transportadora e pode ser alterado clicando no ícone do lápis, a direita da linha com o nome da transportadora;
As transportadoras ao acessarem o Portal do transportador irão visualizar a cotação com status aberta e responder com o valor que será cobrado para o transporte, ou então poderão rejeitar a cotação;
Após respostas das transportadoras ou na data limite, clicar em Fechar. O status será alterado para Fechada;
Caso desejado a empresa pode desqualificar a transportadora da cotação, clicando no ícone em vermelho:
Após respostas das transportadoras ou na data limite, clicar em Fechar. O status é alterado para Fechada.
Quando desejar realizar a escolha da transportadora, selecioná-la e clicar em Aprovar. O status da cotação será alterado para Aprovada. Caso a empresa utilize alçada de aprovação, somente um usuário com alçada compatível poderá aprová-la. Caso contrário, será exibida mensagem de que o usuário não possui permissão para escolher a transportadora.
Após a escolha e aprovação, a transportadora pode pelo portal realizar a confirmação ou desistir do processo.
A confirmação também pode ser realizada pela empresa. Ao clicar em confirmar, o status é então alterado para Confirmada, e o processo é concluído.
Caso deseje solicitar contraproposta antes de finalizar a cotação
Caso haja necessidade é possível solicitar uma contraproposta para a cotação. Para isso, clicar no botão Contraproposta. (Esse botão fica disponível após fechar a cotação):
Será criada uma cotação a partir da cotação anterior, com o status Em contraproposta, com o mesmo código, sendo que a série é criada com a letra B.
Para cada contraproposta aberta são criadas séries com letras na sequência, por exemplo cotação número XXXX-A, XXXX-B, XXXX-C e assim por diante.
Clicar em Abrir.
A transportadora então poderá responder a esta nova cotação com o valor proposto para transporte da carga.
O processo de fechamento e confirmação é o mesmo citado no passo anterior.
Para criar cotação a partir de outras telas
A Cotação Spot também pode ser gerada a partir das seguintes telas: Notas fiscais, pré-notas fiscais, embarque, conhecimento e solicitação de frete: acessar a tela de cadastro e clicar em Solicitar cotação.
Para pré-notas fiscais, na tela de listagem pode-se selecionar várias de uma só vez e clicar em Solicitar cotação, bem como na tela de listagem de Solicitação de frete, pode-se selecionar diversas solicitações de frete e clicar em Criar cotação.
Em cotação criada a partir destas telas, os dados de endereço, destinatário, origem e destino já são preenchidos automaticamente na criação da cotação.
Caso a mesma tenha sido criada pela solicitação de frete, quando ela é aberta o status da solicitação é alterado de Criada para Em andamento, e quando ocorrer a confirmação da cotação, o status da solicitação de frete é alterado para Concluído.
Importante! Pode-se criar uma ordem de coleta diretamente a partir da Cotação Spot. Estando confirmada, clicar em Criar ordem de coleta. O usuário será direcionado à tela de edição de ordem de coleta para salvar e enviá-la à transportadora para que a mesma realize a coleta da mercadoria.
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