Menu: Expedição > Coletas > Ordem de coleta
Objetivo: A ordem de coleta é utilizada para documentar o trânsito ou transporte da mercadoria em questão, logo no primeiro contato em que a transportadora tem com a carga (durante sua coleta), até o seu próprio endereço – onde a carga será processada e encaminhada ao seu destino. Nela, inclui-se o endereço de remetente, as informações referentes à transportadora responsável por aquele trecho e qualquer outro detalhe pertinente ao transporte daquela carga. É enviada via e-mail ou via agendamento para a transportadora, informando a data em que os documentos devem ser coletados.
Considerações:
- Para realizar o envio automático da ordem de coleta verificar o artigo: [TMS] - Ordem de Coleta Automática;
- Para realizar o processo de pátio e portaria através da ordem de coleta, verificar o artigo: [TMS] - Pátio e portaria - Entrada e saída de veículos;
Preenchendo os campos da Ordem de Coleta
1. Clicar em “Novo” para realizar a criação de uma nova ordem de coleta:
Unidade: Informar a unidade do embarcador;
Transportadora: Informar a transportadora responsável pela coleta;
Filial: Informar a filial da transportadora responsável pela coleta;
Agrupar conhecimentos: A opção “Agrupar conhecimentos”, tem a mesma funcionalidade do botão Forçar união na tela de pré-conhecimentos;
Obs.: Para que o agrupamento ocorra, é necessário que a origem, destino, remetente e destinatário dos conhecimentos existentes na ordem de coleta sejam iguais, caso contrário não irá agrupá-los em um só;
Agrupar unidade no arquivo NOTIFIS: se houver notas fiscais de unidades diferentes na mesma ordem de coleta, elas são agrupadas no arquivo NOTFIS como sendo de uma unidade só;
Marcadores: informar o marcador caso seja utilizado;
Observação: informar alguma instrução à transportadora caso necessário;
Fluxo de transporte: informar o fluxo de transporte caso seja utilizado;
Tipo de viagem: informar o tipo de viagem caso seja utilizado;
Escolta/Seguro/Trocar de motorista: Marcar as opções caso seja necessário;
Placa/Veículo/Motorista: Informar o veículo/motorista responsável pela ordem de coleta;
Quantidade de motoristas: Informar a quantidade caso seja maior que 1;
Grupo veículo: Será informado automaticamente caso o cadastro do veículo possuir essa informação (exemplo: truck, carreta, van, etc);
Implementos rodoviários: Se necessário, informar o veículo e clicar em “Adicionar”. Caso seja alterado o implemento na ordem de coleta, o embarque e o conhecimento vinculados também terão seus implementos alterados;
Obriga pesagem: Por padrão ficará marcado. Essa opção quando desmarcada, permite o fluxo da portaria para esta ordem de coleta sem a necessidade de informar os pesos de entrada e saída, quando estiver alocado numa doca que for de uma portaria que tenha a opção “Utilizar peso da balança na portaria” marcada (pois esta opção obriga a informar os pesos na portaria);
Pesos: informados na portaria, quando utilizada;
Coleta em terceiros: Se a coleta for em terceiros e não no embarcador, marcar a opção e preencher a data mínima a máxima que irão ser apresentadas automaticamente;
Integração: Dados referentes à quando a ordem for enviada para integração com o ERP;
Necessita mais de uma alocação para descarga: Se necessário, marcar a opção;
Data/hora do agendamento: Data e hora que o embarcador deseja que seja feita a coleta;
Data/hora limite confirmação: Até quando a transportadora poderá confirmar no portal da transportadora que irá realizar a coleta;
Documentos: A inserção de documentos na ordem de coleta pode ser através da nota fiscal por número ou chave, através de uma pré-nota já existente ou criando uma nova a partir da opção “Criar documento”, e através de um embarque ou pedido;
Obs.: A opção “Criar documento” habilita os campos para preencher as informações necessárias para a criação da pré-nota. Ao clicar em “Adicionar”, a pré-nota é criada com a mesma transportadora da ordem de coleta, e ao clicar em Salvar realiza o vínculo na pré-nota com a ordem de coleta. Se a transportadora da ordem de coleta for alterada, a pré-nota será removida da ordem de coleta;
Justificativas de cancelamento: Caso a ordem seja cancelada e informado um motivo, ele é listado nesta seção;
Situações da ordem de Coleta
Gerada: Quando a ordem de coleta foi apenas criada;
Enviada à transportadora: Quando as informações de uma ordem de coleta foram enviadas ao transportador. Ocorre ao clicar no botão Enviar;
Confirmada: Quando o transportador confirma que irá coletar a mercadoria através do menu: Carga/descarga > Ordem de coleta no portal do transportador;
Finalizada: Quando a mercadoria é coletada pelo transportador na fábrica/depósito e o embarcador confirma através do menu: Expedição > Coletas > Confirmação de coleta, lançando uma ocorrência de coleta que contenha a ação "confirmacaocoleta - Ação executada quando é confirmado uma coleta" ou se a transportadora enviar uma ocorrência que possua essa ação;
Cancelada: Quando a ordem de coleta é cancelada.
Cancelamento da ordem de coleta
Ao efetuar o cancelamento da ordem de coleta serão cancelados também os documentos vinculados (pré-conhecimento e embarque) de forma conjunta (configuração de empresa permiterCancelarDocumentosCancelarOrdemColeta).
1. Ao cancelar a ordem de coleta, cancela o pré conhecimento ou embarque vinculado ao documento e a ordem de coleta, porém:
-Se o documento estiver vinculado a um pré-conhecimento ou embarque já está vinculado a um CT-e NÃO será cancelado;
-Quando cancelar o pré-conhecimento ou embarque será cancelado também a cotação.
2. NÃO cancela documentos do tipo NOTA FISCAL vinculados a ordem de coleta NEM seus pré-conhecimentos vinculados;
3. Quando habilitada a configuração remove somente as notas fiscais e seus pré-conhecimentos, se desabilitada, ao cancelar uma ordem de coleta remove todos os documentos;
4. Ao cancelar a ordem de coleta pode ser informada uma justificativa de cancelamento, que fica salva na ordem de coleta. Essa justificativa é previamente cadastrada na tela de justificativas;
5. O cancelamento da ordem de coleta pode ser realizado pelo portal do transportador ou embarcador.
6. Para obrigar que sejam informadas justificativas de cancelamento pelo portal do Transportador deverá ser ativada a configuração usarJustificativaCancelamentoOrdemColetaTransportador. Somente serão listadas as justificativas de 'CANCELAMENTO' e de 'ORDEM DE COLETA'. Neste caso, também será levado em consideração a empresa da Ordem de Coleta em questão;
7. Ao reabrir a ordem de coleta reabre também os documentos do tipo PRÉ NOTA FISCAL que estão com situação CANCELADA, registrando a reabertura no histórico;
8. As cotações e solicitações de frete se mantém com a situação de cancelada.
Ordem de coleta cancelada pela transportadora
Caso o embarcador deseje, é possível configurar para que seja criada pendência quando a ordem for cancelada pela transportadora (tanto se a empresa usar portaria ou não)
Configurações necessárias: No menu Cadastros gerais > Configurações de empresa > Parâmetros > Empresa, configurar geraPendenciaOrdemColetaCancelada = true.
Desta forma, caso a ordem seja cancelada por um usuário de transportadora, seja via portal ou webservice, será criada a pendência de Ordem de coleta cancelada, atrelada à ordem. A mesma não será resolvida automaticamente, somente de forma manual, e o usuário logado precisa possuir permissão (cadastrado na tela de Permissões de resolução).
Caso esteja configurado para notificar, será disparado o e-mail de notificação para o usuário que estiver cadastrado na tela de Responsáveis por classificação.
Importante: Quando a ordem de coleta é cancelada, por padrão os documentos são removidos dela (ou cancelados, se a configuração permitirCancelarDocumentosCancelarOrdemColeta estiver true).
Então, se a ordem for cancelada e a pendência resolvida, e porventura a ordem for reaberta, a pendência não será reaberta. Se for utilizada a mesma ordem de coleta inserindo os documentos nela e enviado para a transportadora novamente, e ela cancelar de novo, a pendência também não será reaberta. O correto é que quando uma ordem for cancelada, seja criada uma nova.
Envio para a transportadora
Ao clicar em 'Enviar', a situação da ordem é alterada para 'Enviada à transportadora'.
- Permite enviar a ordem de coleta para a transportadora por e-mail, FTP ou SFTP;
- A opção e-mail não considera usuários que possuem somente o perfil de Webservice transportadora vinculado ao usuário;
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